TUGAS ORGANISASI & METODE

Artikel Organisasi

Ada beberapa pengertian mengenai Pengambangan Organisasi, yaitu ;

1. PO merupakan suatu proses yang meliputi serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara terus-menerus oleh suatu organisasi
2. PO merupakan suatu pendekatan situasional atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
3. PO lebih menekankan pada system sebagai sasaran perubahan
4. PO meliputi perubahan yang sengaja direncanakan

Pengembangan organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari segi efisiensi, efektifitas dan kesehatan :

1. Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan keluaran, yang mengacu pada konsep Minimaks (Masukan minimum dan keluaran maksimum).
2. Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam mencapai tujuannya artinya kesejahteraan tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai
3. Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu hubungan antara para individu dan organisasi yaitu hubungan yang dinamis dan adaptabilitas

Tujuan Pengembangan Organisasi ;

1. Menciptakan keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi
2. Menciptakan kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
3. Menciptakan keterbukaan dalam berkomunikasi
4. Merupakan semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri

Sifat-sifat dasar PO :

1. PO merupakan suatu strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, perubahan yang dimaksud harus mempunyai sasaran yang jelas dan didasarkan pada suatu diagnosis yang tepat mengenai permasalahan yang dihadapi oleh organisasi
2. PO harus berupa kolaborasi antara berbagai pihak yang akan mengalami dampak perubahan yang akan terjadi, keterlibatan dan partisipasi para anggota organisasi harus mendapat perhatian
3. Program PO menekankan cara-cara baru yang diperlukan guna meningkatkan kinerja seluruh anggota organisasi
4. PO mengandung nilai-nilai humanistic dalam arti bahwa dalam meningkatkan efektifitas organisasi, potensi manusia harus menjadi bagian yang penting
5. PO menggunakan pendekatan kesisteman yang berarti selalu memperhitungkan pentingnya inter relasi, interaksi dan inter dependensi
6. PO menggunakan pendekatan ilmiah untuk mencapai efektivitas organisasi

Nilai-nilai dalam PO :

1. Penghargaan akan orang lain
2. Percaya dan mendukung orang lain, sedangkan individu sendiri harus mempunyai tanggung jawab
3. Pengamanan kekuasaan (mengurangi tekanan pada wewenang)
4. Konfrontasi (masalah yang tidak disembunyikan)
5. Partisipasi (melibatkan orang-orang yang mempunyai potensi dalam proses pengembangan organisasi).

Proses Pengembangan Organisasi ;

1. Pengenalan masalah
2. Diagnosis Organisasional
3. Pengembangan strategi perubahan
4. Intervensi
5. Pengukuran dan Evaluasi

Perspektif tentang perubahan :

1.       

• Perubahan selalu terjadi di mana saja, bahkan dapat dikatakan tidak ada yang abadi (kecuali perubahan tersebut)
• Perubahan bersifat universal (di mana saja, kapan saja, serta dihadapi oleh siapa saja)
• Reaksi terhadap perubahan, berbeda-beda
• Karena itu pemahaman mengenai proses perubahan, hal-hal yang harus diperhatikan dalam suatu proses perubahan, rekasi terhadap perubahan, dan cara memanajemen reaksi tersebut secara efektif perlu dicermati, terutama oleh pimpinan puncak organisasi

Pendekatan melakukan perubahan :

1. Pendekatan kekuasaan sepihak, dimana atasan melalui kekuasaan dan wewenang dapat menyarankan untuk melakukan perubahan yang dapat dilakukan dengan tiga cara :
1. Dekrit
2. Pergantian
3. Struktur
2. Pendekatan bersama :

Dilakukan dengan cara ;

a.       Keputusan kelompok

b.      Pemecahan dalam kelompok

1. Pendekatan Delegasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu ;

a.       Keputusan kelompok

b.      Kelompok latihan kepekaan

Desakan untuk melakukan peubahan atau sumber-sumber perubahan

Menurut Indriyo Gito Sudarmo, dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Dari dalam :

1.       

• Perubahan nilai kerja
• Produk Uang
• Masalah proses organisasi

1. Dari Luar

1.       

• Persaingan
• Perubahan permintaan konsumen
• Ketersediaan sumber-sumber
• Teknologi
• Sosial Politik

Menurut Wilson, Desakan untuk melakukan perubahan / sumber-sumber perubahan dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Dari dalam

1.       

• Visi, Misi, dan Filosofi baru
• Strategi baru
• Redifinisi core business
• Restrukturisasi dan re-engineering organisasi
• Kondisi SDM
• Perubahan budaya organisasi

1. Dari Luar

1.       

• Kondisi Ekonomi
• Nilai-nilai politik
• Perubahan kondisi pasar
• Teknologi baru
• Peraturan baru
• Standar dan kualitas baru

Penolakan terhadap perubahan :

1. Penolakan oleh individu, karena ;

1.       

• Ketakutan akan kehilangan, kegagalan, sesuatu yang tidak diketahui
• Ketidak mampuan beradaptasi
• Ketidak percayaan terhadap manajemen
• Ancaman terhadap keterampilan

1. Penolakan organisasi, karena :

1.       

• Ancaman terhadap struktur kekuasaan
• Keengganan merubah struktur yang sudah stabil
• Sub system atau system hubungan
• Biaya besar

Mengatasi penolakan terhadap perubahan :

Metode yang digunakan dan dalam situasi yang dihadapi :

1. Pendidikan dan komunikasi

Jelaskan hakekat perubahan, mengapa perubahan perlu dilakukan, jelaskan masalah yang berkaitan denganperubahan, berikan pemahaman yang logis dan rasional terhadap perubahan, dilakukan bila : terjadi adanya kekurangan informasi dan informasi yang akurat mengenai perubahan

1. Keterlibatan dan Partisipasi

Libatkan bawahan dalam perubahan, dilakukan bila : pemilik gagasan tidak memiliki sebuah informasi yang diperlukan untuk mendesain perubahan

1. Dukungan

Bangkitkan dukungan dari kekhawatiran pekerja

Agen-agen perubahan :

Agen perubahan merupakan orang-orang baik konsultan maupun manajer yang mempunyai perspektif baru (mampu menciptakan efisiensi, efektifitas dan kesehatan organisasi) di dalam perubahan atau pengembangan organisasi atawa orang-orang yang membawa gagasan baru dan pendapat atau solusi yang membantu anggota organisasi.

TUGAS PENGEMBANGAN ORGANISASI

“ANALISIS DAN UMPAN BALIK”

1.1 ANALISIS DAN INTEPRETASI DATA

Kegiatan Pengembangan Organisasional merupakan upaya mewujudkan perubahan berdasarkan data. Data yang dikumpulkan digunakan oleh mereka yang menyediakan data tersebut dan tidak jarang berakibat secara positif dalam arti menunjukkan cara-cara yang dapat ditempuh oleh para anggota organisasi yang biasanya bersama konsultan PO untuk meningkatkan efektivitas organisasinya.

Langkah-langkah pengumpulan Data

1. Mendefinisikan sasaran yang ingin dicapai melalui program perubahan yang akan dilakukan
2. Mengidentifikasikan variabel-variabel sentral yang terdapat dalam situasi yang dihadapi seeperti perpindahan pegawai, kinerja yang kurang memuaskan dan lain sebagainya.
3. Memilih metode pengumpulan data apa yang akan digunakan
4. Mnegkondisikan klien, jenis dan mutu informasi yang diperlukan, penggunaan inrormasi yang terkumpul, berbagai instrumen lain yang dapat digunakan
5. Wawancara
6. Pelaksanaan kegiatan pengumpulan data
7. Analisis Data
8. Evaluasi Efektivitas Pengumpulan data

Proses pengumpulan data dapat dibagi menjadi :

1. Observasi / Penelitian
2. Interview / Wawancara
3. Quisioner / Pertanyaan
4. Dokumen Perusahaan

Pentingnya Pengumpulan Data bagi konsultan PO :

1. pengumpulan data meletakkan dasar bagi organisasi untuk mulai meninjau proses yang berlaku dalam organisasi, dengan memfokuskan perhatian pada bagaimana caranya mereka berkarya dan apa dampak cara tersebut terhadap kinerja para anggota organisasi yang bersangkutan
2. Pengumpulan data sering memulai terjadinya proses mawas diri atau penilaian oleh para anggota organisasi dan tim kerja dalam organisasi yang pada gilirannya mengarah pada peningkatan kemampuan untuk memecahkan masalah

1.2 UMPAN BALIK

Konsultan PO hendaknya mengerti akan arti pentingnya umpan balik, karena dengan umpan balik yang faktual, objektif dan tepat waktu PO dapat mengetahui :

1. Secara pasti hasil dan dampak keterlibatan PO di sebuah perusahaan, dan dengan umpan balik maka PO dapat mengambil keputusan tentang tindakan apa yang dilakukannya, apakah melanjutkan keterlibatan dengan pola yang sudah ada, ataukan melanjutkan dengna pola baru atau malahan menghentikan keterlibatan PO di sebuah perusahaan.
2. Dengan Umpan Balik Konsultan PO dapat menghasilkan identifikasi berbagai implikasi dari temuan-temuan kuisioner

Cara dalam melakukan perolehan umpan balik adalah dengan melakukan survei, survei di dalam umpan balik digunakan untuk mengkaji hal-hal yang berkaitan dengan sikap para anggota organisasi, termasuk upaya menemukan kesenjangan atau perbedaan persepsi para anggota dan menyelesaikan permasalahan

Langkah-langkah Pelaksanaan Survei dalam perolehan umpan balik :

1. Keterlibatan Manajemen puncak dalam perencanaan dari kuisioner yang akan digunakan dalam  survei dimana setiap orang dalam organisasi dapat berperan serta dalam survei yang diselenggarakan atau dapat pula terbatas hanya pada partisipasi para anggota suatu kelompok kerjea tertentu yang terdiri dari seorang manajer dan para karyawan yang menjadi bawahan langsung, biasanya dalam bentuk Kuisioner, dimana langkah-langkah kuisioner tersebut sbb ;
1. Menggali pendapat dan memberikan pertanyaan-pertanyaan yang relevan mengenai perusahaan
2. Mengisi kuisioner, menanyakan persepsi dan sikap karyawan
2. Kuisioner sebagai instrumen survei disebarluaskan oleh konsultan PO kepada semua anggota organisasi, atau dengan kata lain konsultan PO dapat mengumpulkan data dari kuisioner yang ditabulasikan bersama data sejenis dalam bentuk unit tertentu, kemudian dengan data yang diperoleh dari semua responden dalam seluruh organisasi.
3. Pengolahan data dari hasil kuisioner, dan hasilnya diumpan balikkan kepada tim atau satuan-satuan kerja dalam seluruh jajaran organisasi. Biasanya penyebarluasan hasil olahan tersebut dimulai kepada manajemen puncak dan berlanjut sampai semua dalam organisasi menerimanya. “Efek Air Terjun.”
4. Setelah menerima umpan balik dalam bentuk data tersebut, kemudian setiap manajer mengadakan pertemuan dengan para bawahan langsungnya, untuk mendiskusikan substansi umpan balik tersebut

Dikutip dari: TEORI PENGEMBANGAN ORGANISASI: Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA

METODE PENGUMPULAN DATA

Konsultan P.O di dalam mencari metode pengumpulan informasi hendaknya memenuhi persyaratan sbb :

1. Informasi haruslah Valid
2. Informasi hendaknya harus relevan
3. Informasi harus akurat / up to date
4. Informasi hendaknya harus tepat waktu

Secara klasik pengumpulan data terbagi menjadi 4 buah :

1. Daftar pertanyaan / Quisioner
2. Wawancara / Interview
3. Pengamatan langsung
4. Dokumentasi Perusahaan (dokumentasi perusahaan ini hendaknya diteliti lebih cermat, karena dokumen yang di dapat belumnya menjadi data yang siap pakai).

Plus Minus / pro kontra daftar pertanyaan :

Positif :

1.       

• Keanoniman mendorong kejujuran dan keterus terangan
• Data mudah dihitung,
• Memudahkan analisis secara statistik
• Banyak menangani responden
• Sedikit waktu diperlukan untuk administrasi, menyelesaikan dan menyusun hasil

Negatif :

1.       

• Mungkin sulit untuk menentukan dengan cermat dan pendapat apa yang dikandung dan atau dimana dikandungnya / BIAS
• Jawaban pilihan yang dilaksanakan yang mungkin tidak mengungkap perasaan dan pendapat sebenarnya / kebohongan dalam menjawab pertanyaan.
• Sulit untuk mengikuti masalah secara mendalam
• Kaku

Plus Minus / Pro Kontra Wawancara / Interview :

Positif :

1.       

• Makin mendalam dan fleksibel
• Interaksi dapat memudahkan pelaksanaan selanjutnya
• Tidak kaku
• Langsung kepada respondennya

Negatif :

1.       

• Keanonimannya konfrontatif
• Diperlukan kepercayaan tinggi untuk keterus terangan
• Bertele – tele

NB : Sifat Persuasif merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan cara mempengaruhi responden

Plus Minus Pengamatan Langsung / Observasi :

Positif :

1.       

• Sifat – sifat positif
• Pengukuran cermat dan perilaku kerja di tempat kerja
• Kategori dapat menyoroti masalah perilaku
• Tidak ada waktu yang hilang / oleh pekerja

Negatif ;

1.       

• Sifat – sifat negatif sulit menentukan sikap dan perasaan orang dari pengamatan perilaku
• Masalah perilaku mungkin tidak termasuk dalam kategori dan diabaikan
• Pengamatan mungkin suatu proses yang panjang

Setelah data dikumpulkan dan menjadi informasi, maka seorang konsultan (konsultan yang ditunjuk suatu badan usaha), akan mengetahui fakta tentang organisasi lebih mendalam.

Selanjutnya konsultan P.O mengambil langkah dalam memperoleh masalah diantaranya :

Peroleh masalah dengan cara klasik :

Seperti :                                                                                    Peta Diagnosis / Apendix

Job It Self

Salary

Parthnership

Procedur & Laws

Working Conditions

JOB SATISFACTION

ORGANISATOR EFFECT

Individual Characteristic

Organisations

H.R.D

Leader ship

Pengelompokkan Masalah :

Dengan memakai model 7S :

STRATEGY

STRUCTURE

SHARED VALUES

SKILLS

STAFFS

SYSTEMS

STYLES

Pelayanan Administrasi dan Keuangan

Written by Mulyo Wiharto

Sabtu, 6 april 2013 09:43

Kegiatan Rektor di bidang administrasi umum dan keuangan dijalnkan oleh Wakil Rektor II yang membidangi masalah administrasi umum dan keuangan. Wakil Rektor II berkewajiban memastikan kegiatan bidang administrasi umum dan keuangan berjalan sesuai dengan fungsi dan jadwal yang telah ditetapkan dan memastikan pengelolaan dan pendayagunaan sarana dan prasarana pendidikan dijalankan secara efisien.  Wakil Rektor II membuat perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan administrasi umum dan keuangan dengan mengacu pada sistim dan prosedur administrasi Universitas. Wakil Rektor II juga dapat berkoordinasi dengan para pejabat di luar Universitas dalam rangka pembinaan dan pengembangan sarana dan prasarana pendidikan. Untuk memperlancar kegiatan tersebut, Wakil Rektor II mempunyai wewenang sebagai berikut : 1. Mewakili Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi umum dan keuangan. 2. Menandatangani dan memberi keputusan mengenai hal-hal yang berkenaan dengan kegiatan bidang administrasi umum dan keuangan . 3. Memberikan jaminan penggunaan dan pendayagunaan sarana dan prasarana pendidikan secara efisien. 4. Memeriksa penggunaan anggaran, sarana dan prasarana pendidikan secara terpadu 5. Memeriksa pemasukan dan pengeluaran anggaraan sarana dan prasarana. 6. Memberikan pembinaan tentang penggunaan/pengelolaan keuangan Kegiatan yang telah diselenggarakan dalam bidang administrasi umum adalah mengelola gedung utama berikut sarana dan prasarananya, termasuk mengatur kerumahtanggaan, logistik, pembelian dan protokoler. Untuk memperlancar kegiatan tersebut telah disusun dan diterbitkan perangkat administrasi umum, termasuk berbagai surat edaran yang bersangkutan dengan penyelenggaraan administrasi umum. Kampus Emas juga melakukan pengelolaan dan pemeliharaan lingkungan kampus seperti taman, lapangan parkir, sarana olah raga, sarana ibadah, kantin, dan kebersihan, mengelola dan memelihara fasilitas dan alat alat teknik, memelihara keamanan dan ketertiban lingkungan kampus beserta isinya, memasarkan dan menyelesaikan kontrak sewa menyewa gedung/fasilitas kampus dengan pihak penyewa, serta mengurus penagihannya, mencatat dan menganalisa penggunaan telepon, listrik, dan air, mengelola keuangan Kampus Emas. Kegiatan yang telah dilakukan dalam bidang administrasi umum adalah mengelola dan memelihara gedung/bangunan Kampus Emas, mengelola dan memelihara lingkungan kampus seperti, taman, sarana parkir, sarana olah raga, sarana ibadah dan kantin, mengelola dan memelihara fasilitas dan alat-alat teknik seperti lift, genset, gardu listrik, instalasi listrik, penyejuk udara, telepon, dan faxcimile, menjamin kenyamanan, kerapihan dan kebersihan gedung, ruang kuliah dan ruang manajemen dan memelihara keamanan dan ketertiban lingkungan kampus beserta isinya. Dalam bidang kerumahtanggaan telah diupayakan agar ada jaminan tersedianya alat tulis kantor, sarana dan perlengkapan kuliah serta mengurus kegiatan protokoler, akomodasi, konsumsi dan transportasi untuk tamu-tamu dan acara khusus Kampus Emas. Kampus Emas menyelenggarakan pembinaan teknis ketatausahaan di seluruh jajaran, menyusun dan menerbitkan perangkat pengatur administrasi keuangan, memberi bimbingan atau petunjuk kepada tata usaha Fakultas dalam menyelenggarakan administrasi keuangan Fakultas serta melakukan pergeseran pembebanan mata anggaran. Kegiatan yang dilakukan dalam bidang keuangan adalah melakukan perencanaan, pengaturan, pelaksanakan dan pengawasan keuangan, mengetahui dan bertanggung jawab terhadap posisi keuangan Kampus Emas serta memberikan data keuangan yang diminta pihak Internal Auditor ataupun Eksternal Auditor. Untuk aspek akuntansi telah dilakukan perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengawasan pengumpulan dan pengelolaan data akuntansi, menyusun laporan keuangan (rugi/laba, neraca, dan arus kas) bulanan dan tahunan Kampus Emas, membuat laporan tagihan (piutang) dan deposit uang kuliah, membuat laporan jumlah pinjaman/kewajiban terhadap pihak lain, memberikan data atas laporan keuangan yang disusun kepada Internal Audit dan Eksternal Audit serta menyimpan data keuangan Secara operasional, pelayanan administrasi dan keuangan dijalankan oleh Biro Administrasi Umum dan Keuangan, termasuk didalamnya adalah Bagian Rumah Tangga. Biro Administrasi Umum dan Keuangan lebih menitik beratkan pada administrasi keuangan, sedangkan administrasi umum banyak dilakukan oleh PT. Indonusa Esa Unggul selaku pemilik gedung Kampus Emas. Untuk membantu peningkatan kesejahteraan karyawan dibentuk pula koperasi karyawan.

Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi (PO) sebagai suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.

Sejarah pengembangan organisasi ditunjukkan oleh lima latar belakang/batang: pelatihan laboratorium, umpan balik survei, riset tindakan, produktivitas dan kualitas kehidupan kerja, serta perubahan strategik. Pertumbuhan yang berkelanjutan di dalam sejumlah deversitas pendekatan PO, praktisi, dan keterlibatan organisasi membuktikan sehatnya suatu disiplin dan menawarkan suatu prospek yang menguntungkan di waktu mendatang.
Para Pelaku Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi (PO) diterapkan kepada tiga jenis manusia: spesialisasi individu di dalam PO sebagai profesi, orang-orang dari lapangan yang terkait, yang telah mencapai sejumlah kompetensi di dalam PO, dan para manajer yang memiliki keahlian PO yang diperlukan untuk perubahan dan mengembangkan organisasi atau departemen mereka.

Peranan profesional PO dapat diterapkan terhadap konsultan internal, yang memiliki organisasi yang sedang mengalami perubahan, dan terhadap konsultan eksternal yang menjadi anggota universitas dan perusahaan konsultan atau bekerja sendiri, serta terhadap anggota tim konsultan internal-eksternal. Peranan PO akan dideskripsikan secara tepat didalam istilah marjinalitas. Orang-orang yang berorientasi pada marjinalitas nampak khususnya beradaptasi untuk peran PO, karena mereka dapat menjaga kenetralan dan objektivitas serta mengembangkan solusi yang integratif yang mengakurkan titik pandang antara departemen-departemen oposisi. Sementara peranan PO di masa lalu telah dideskripsikan sebagai ujung klien dari suatu kontinum mulai dari fungsi clien-centered kepada consultant-centered. Pengembangan intervensi baru dan beraneka ragam telah menggeser peranan profesional PO meliputi keseluruhan rentang dari kontinum tersebut.

Walaupun masih menjadi suatu kemunculan profesi, sebagian besar profesional PO memiliki pelatihan khusus didalam PO, terbentang dari kursus-kursus jangka pendek dan workshop-workshop, serta pendidikan master dan doktor. Tidak ada jalur karir tunggal, namun demikian konsultan internal sering digunakan sebagai batu loncatan untuk menjadi konsultan eksternal.

Nilai telah memainkan peran kunci di dalam PO, dan nilai-nilai tradisional mendukung kepercayaan, kerja sama, dan kejujuran yang pada akhir-akhir ini telah dilengkapi dengan nilai-nilai keefektifan dan produktivitas organisasional. Spesialis PO akan menghadapi dilema nilai dalam rangka mencoba untuk bekerja sama mengoptimalkan keuntungan

sumber daya manusia dan kinerja organisasi. Mereka juga akan menjumpai konflik nilai ketika berhadapan dengan stakeholder eksternal yang penuh kekuatan, seperti pemerintah, pemegang saham, dan pelanggan. Berhadapan dengan kelompok dari luar tersebut akan memerlukan keahlian politik, begitu juga keahlian sosial tradisional yang lebih baik.

Issue-issue yang berkaitan dengan etika di dalam PO melibatkan bagaimana para praktisi melaksanakan peran bantuan mereka dengan klien. PO senantiasa menunjukkan perhatiannya terhadap pelaksanaan yang berkaitan dengan etika para praktisi, dan pada akhir-akhir ini sebuah kode yang berkaitan dengan etika untuk praktek PO telah dikembangkan oleh berbagai macam asosiasi profesional di dalam PO. Issu-issu yang berkaitan dengan etika di dalam PO cenderung untuk muncul di sekitar issue-issue berikut ini: pemilihan intervensi, menggunakan informasi, menahan servis, ketergantungan klien, pemilihan partisipasi, dan memanipulasi klien.

Konsep Perubahan Organisasi

Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan di dalam lingkungan internal maupun eksternal. Walaupun perubahan yang terjadi lebih pada lingkungan, namun pada umumnya menuntut perubahan lebih pada organisasional, dan organisasi-organisasi bisa melakukan lebih banyak perubahan ataupun lebih sedikit. Organisasi-organisasi bisa merubah tujuan dan strategi-strategi, teknologi, desain pekerjaan, struktur, proses-proses, dan orang. Perubahan-perubahan pada orang senantiasa mendampingi perubahan-perubahan pada faktor-faktor yang lain.

Proses perubahan pada umumnya mencakup sikap dan perilaku saat ini yang unfreezing, perubahan-perubahannya dan akhirnya kepemilikan sikap dan perilaku yang baru yang refreezing. Sejumlah isu-isu kunci dan problem harus dihadapi selama dalam proses perubahan umum. Pertama adalah, diagnosis yang akurat mengenai situasi dan kondisi saat ini. Kedua adalah, penolakan yang ditimbulkan oleh adanya unfreezing dan perubahan. Terakhir adalah, isu pelaksanaan evaluasi yang memadai dari usaha perubahan yang sukses, di mana evaluasi-evaluasi semacam itu kebanyakan lemah atau bahkan tidak ada sama sekali

Berbagai Pendekatan Perubahan Organisasi

Ada tiga pandangan tentang konsep perubahan organisasi pertama, pada hakikatnya target perubahan organisasional adalah birokrasi yang digunakan sebagi alat administrasi dan sebagai instrumen kekuasaan dan pengaruh. Kedua, perubahan organisasi harus melalui cara demokrasi dan liberalisasi. Ketiga, organisasi dan manajemen dapat mengenali gap antara situasi yang ada dengan yang diharapkan berdasarkan ukuran-ukuran tertentu yang biasa digunakan yaitu, efektivitas, efisiensi, dan kepuasan anggota organisasi.

Di samping tiga pandangan tersebut ada sejumlah pendekatan yang dapat digunakan untuk memahami perubahan organisasi. Berbagai pendekatan tersebut adalah pertama, pendekatan yang menekankan pada hubungan-hubungan antara struktur, teknologi dan orang. Dari ketiga unsur tersebut akan dapat ditentukan tentang apa yang akan diubah dan bagaimana cara mengubahnya. Kedua, dari mana ide konsep pendekatan tersebut berasal. Di sini ada dua konsep yaitu analisis Leavitt dan analisis Greiner. Leavitt cenderung menjawab persoalan apa yang dapat diubah, sedangkan Greiner cenderung menjawab bagaimana perubahan itu dilakukan atau diimplementasikan.

Diagnosis Organisasi

Untuk menyusun suatu perencanaan perubahan perlu dilakukan suatu diagnosis organisasi. Diagnosis organisasi dapat dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan maupun dengan bantuan pihak luar.

Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:

1. Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan, termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan organisasi.
2. Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja yang ada pada organisasi, berikut struktur interaksi yang terjadi antaranggota kelompok.
3. Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban individu dalam organisasi.

Pada proses diagnosis organisasi yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap tingkat:

1. Tingkat organisasi (secara keseluruhan) – pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
2. Tingkat kelompok kerja (departemen) – pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
3. Tingkat individu – pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.

Diagnosis Organisasi dan Tingkatannya

Proses diagnosis organisasi dilakukan dengan menganalisis tingkatan-tingkatan yang terdapat dalam organisasi, yaitu:

1. Organisasi secara keseluruhan.
2. Kelompok kerja (unit, bagian).
3. Individu.

Untuk menganalisis ketiga tingkatan dalam organisasi dengan memperhatikan unsur-unsur: inputs, design components dan outputs.

Metode Pengumpulan Data dalam Diagnosis Organisasi

Sebagai bahan dalam diagnosis organisasi diperlukan data mengenai organisasi yang bersangkutan. Proses pengumpulan data yang diperlukan dapat menggunakan metode:

1. Kuesioner.
2. Wawancara.
3. Pengamatan (observasi).
4. Data Sekunder.

Metode-metode tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan, karenanya dalam penggunaannya dapat dilakukan dengan cara penggabungan agar memberi manfaat yang maksimal.

Analisis Diagnosis Data

Proses analisis data dibedakan pada data kualitatif dan data kuantitatif. Metode yang biasa digunakan untuk menganalisis data kualitatif adalah:

1. Content analysis;
2. Force Field analysis;
3. Diagram.

Metode yang biasa digunakan untuk menganalisis data kuantitatif pada analisis diagnosis organisasi adalah: means, standard deviasi, distribusi frekuensi, diagram pencar (scattergram), koefisien korelasi, difference tests.
Penerapan Proses Perubahan

Perubahan yang dilakukan pada individu, kelompok, maupun organisasional, perlu adanya suatu keterampilan, pengetahuan, dan pelatihan paling sedikit dalam dua bidang, yaitu diagnosis dan penerapan perubahan.

Penerapan merupakan langkah lanjut dari tahap diagnosis organisasional, di mana pada tahap ini akan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan: 1). bagaimana melakukan perubahan, baik dalam individu, kelompok, maupun organisasional. 2). bagaimana caranya agar orang-orang dapat menerima perubahan, dan 3). Apa saja yang mendukung dan menghambat perubahan.

Ada dua (2) alat analisis yang dapat dipergunakan dalam penerapan pertama, analisis medan faktor dan kedua, analisis daur perubahan. Analisis medan faktor, dikembangkan oleh Kurt Lewin yang bermanfaat untuk menguji variabel-variabel guna menentukan tingkat efektivitas suatu perubahan organisasional. Sedangkan analisis daur perubahan akan menganalisis empat tingkat perubahan organisasional, yang mencakup perubahan pengetahuan, perubahan sikap, perubahan perilaku organisasional, dan perubahan prestasi kelompok atau organisasional. Tingkat-tingkat perubahan tersebut menjadi sangat signifikan pada pengkajian daur perubahan parsipatif dan daur perubahan direktif.

Selanjutnya, salah satu pertimbangan yang paling penting dalam menentukan apakah akan menerapkan strategi perubahan partisipatif atau direktif atau kedua-duanya, adalah penggunaan pola komunikasi yang diterapkan pada organisasi atau kelompok yang dituju saat itu. Dalam menerapkan strategi perubahan, para manajer organisasi harus berusaha mencakup pengembangan pola komunikasi yang tepat ke dalam strategi perubahan organisasi. Sebelum melaksanakan strategi perubahan organisasi perlu pula dipertimbangkan struktur komunikasi yang diterapkan pada waktu itu. Bahwa strategi perubahan perlu disesuaikan dengan pola struktur komunikasi yang telah terbentuk sebelumnya.

Proses Perubahan dan Mengatasi Penolakan Terhadap Perubahan

Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan-tekanan baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Walaupun kebanyakan perubahan lingkungan biasanya meminta lebih banyak perubahan organisasional, akan tetapi organisasi-organisasi dapat melakukan perubahan-perubahan yang begitu besar atau juga begitu kecil. Organisasi-organisasi dapat merubah tujuan dan strategi, teknologi, desain jabatan, struktur, proses dan orang-orangnya. Perubahan manusia hampir selalu mengikuti perubahan dalam faktor-faktor yang lain.

Proses perubahan secara umum mencakup unfreezing sikap dan perilaku saat ini, berubahnya, dan refreezing sikap dan perilaku baru yang diminta. Beberapa isu atau masalah-masalah kunci harus dihadapi selama proses perubahan umum. Satu di antaranya adalah diagnosis secara akurat kondisi saat ini dan penolakan terhadap perubahan yang timbul dari kondisi unfreezing dan kondisi perubahan itu sendiri.

Mengevaluasi Hasil Intervensi

Yang dimaksud proses evaluasi dengan dilakukannya intervensi adalah:

1. Penilaian selama intervensi diimplementasikan.
2. Penilaian setelah proses intervensi diimplementasikan.

Tujuan dilakukan evaluasi adalah:

1. Memperoleh umpan balik (feedback) terhadap implementasi intervensi (implementation feedback). Umpan balik yang dihasilkan merupakan informasi yang akan menjadi bahan penuntun pelaksanaan implementasi.
2. Memperoleh umpan balik dari hasil evaluasi yang dilakukan (evaluation feedback). Informasi yang diperoleh dari evaluation feedback adalah hasil intervensi yang dilakukan, apakah sesuai atau tidak dengan rencana.

Melembagakan Proses Intervensi pada Organisasi

Keberhasilan sosialisasi proses intervensi dipengaruhi 4 hal, yaitu:

1. Karakteristik Organisasi.
2. Karakteristik Intervensi.
3. Proses Sosialisasi.
4. Indikator proses sosialisasi.